De administratieve lasten van de fiets van de zaak worden vereenvoudigd. De aanleiding hiervoor is dat uit de praktijk blijkt dat de administratieve lasten oplopen als de werkgever naast de fiets van de zaak ook een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding verstrekt voor het reizen met een privévervoersmiddel.
De in 2020 ingevoerde fietsregeling houdt – kort gezegd in – dat een forfaitaire bijtelling van 7% van de waarde (inclusief omzetbelasting) van de fiets geldt als de werkgever mede voor privégebruik een fiets ter beschikking stelt aan de werknemer. De fiets wordt geacht in ieder geval ter beschikking te zijn gesteld voor privégebruik als sprake is van woonwerkverkeer. Er wordt dan een bijtelling bij het loon opgeteld, maar alleen voorzover de bijtelling meer is dan de eigen bijdrage van de werknemer voor het privégebruik. De fietsregeling levert in de praktijk geen administratieve problemen op als de werknemer voor woonwerkverkeer enkel gebruik maakt van de fiets. Dit is anders in situaties waarin de werknemer, naast de fiets van de zaak, ook gebruik maak van een andere vervoersmiddel, zoals een auto.
Uit de praktijk blijkt dat de administratieve lasten voor de werkgever toenemen als de werknemer, naast de fiets van de zaak, een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding ontvangt voor het reizen met een privévervoersmiddel. De werkgever moet namelijk voor het verstrekken van een (vaste) kostenvergoeding aannemelijk maken hoeveel dagen een werknemer ‘in de regel’ of doorgaans naar het werk reist. Ook wanneer de werknemer incidenteel met de eigen auto naar werk reist geldt deze bewijslast. Dit betekent dan vaak dat de werkgever op omslachtige en gedetailleerde wijze moet bijhouden hoe de werknemer naar het werk reist.
Om de bewijslast bij een vaste reiskostenvergoeding voor een privévervoermiddel te vereenvoudigen, wordt de mogelijkheid geboden om werknemer en werkgever individueel afspraken te laten maken over hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak wordt gereisd en hoeveel dagen per week met de eigen auto wordt gereisd. Deze afspraken vormen dan vervolgens de basis voor een (vaste) kostenvergoeding. Een incidentele afwijking van de afspraak zal niet tot een aanpassing van de vergoeding leiden. De afspraken moeten wel afgestemd worden op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer, en voldoende realiteitswaarde hebben. In de eerst volgende uitgave van het Handboek Loonheffingen wordt de vereenvoudiging opgenomen.
De vereenvoudiging van de administratieve lasten van de fiets van de zaak is toe te juichen. Het lijkt mij niet wenselijk dat werkgevers dusdanig veel moeite hebben met de administratieve rompslomp, en daardoor besluiten in het geheel geen fiets van de zaak aan te bieden. Met het voornemen tot vereenvoudiging, wordt de fietsregeling nóg aantrekkelijker. Ook sluit de regeling feilloos aan bij de ambitie van het kabinet om in 2025 100.000 extra fietsforenzen te hebben.
Bron: Nextens